Skip to main content

6 bước viết phần Nhiệm vụ và Trách nhiệm trong JD đơn giản

Một bản mô tả công việc tốt là yếu tố quan trọng trong quy trình tuyển dụng. Chúng cho ứng viên hiểu rõ về yêu cầu công việc và giúp nhà tuyển dụng thu hút nhân tài phù hợp với doanh nghiệp. Trong đó, phần Nhiệm vụ và Trách nhiệm Chính (Key Duties & Responsibilities) là yếu tố quan trọng nhất. Phần này liệt kê các vai trò và nhiệm vụ cốt yếu của công việc một cách chính xác. Trong phần nội dung sau đây, freeC sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước về cách viết KDR chuyên nghiệp, ngắn gọn và chính xác.

Xác định vai trò công việc

Trước khi viết mô tả công việc, việc xác định rõ vai trò công việc là điều cần thiết nhất. Nhà tuyển dụng cần phải xác định các vai trò và nhiệm vụ thiết yếu của vị trí, các kỹ năng, trình độ cần thiết và mức độ kinh nghiệm dự kiến. Điều này sẽ giúp các ứng viên hiểu rõ được yêu cầu của công việc và cũng giúp nhà tuyển dụng đánh giá họ dựa trên yêu cầu công việc.

Để có được thông tin này, nhà tuyển dụng có thể tham khảo bản mô tả công việc của nhân viên trước đó, hỏi ý kiến ​​của người quản lý tuyển dụng hoặc trưởng bộ phận, hoặc thực hiện nghiên cứu trực tuyến.

cách viết vai trò và trách nhiệm trong JD
Copyright: Freepik

>>> Xem thêm các bài viết hữu ích dành riêng cho Nhà tuyển dụng

Xác định nhiệm vụ và trách nhiệm chính

Để viết phần KDR, người sử dụng lao động nên bắt đầu nghiên cứu kỹ vai trò công việc và xác định các nhiệm vụ và trách nhiệm chính. Đây có thể là thông tin thu thập được thông qua các cuộc phỏng vấn với nhân viên hoặc người quản lý hiện tại, phân tích các bài đăng công việc cho các vị trí tương tự hoặc tiến hành nghiên cứu trực tuyến.

Khi đã xác định được các nhiệm vụ và trách nhiệm chính, người sử dụng lao động nên liệt kê chúng thành các gạch đầu dòng. Mỗi gạch đầu dòng nên mô tả một nhiệm vụ hoặc trách nhiệm cụ thể trong câu ngắn, đơn giản và dễ hiểu.

Ví dụ:

  • Phát triển và thực hiện chiến lược và chiến dịch marketing để quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty.
  • Tiến hành nghiên cứu thị trường và phân tích dữ liệu để xác định các cơ hội và xu hướng tiêu dùng mới.
  • Quản lý các tài khoản truyền thông xã hội của công ty và tạo nội dung hấp dẫn để nâng cao nhận thức về thương hiệu và hướng lưu lượng truy cập đến trang web của công ty.
  • Phối hợp với các bộ phận khác để phát triển và thực hiện các chiến dịch marketing tích hợp.

Sử dụng động từ định hướng

Khi viết phần Nhiệm vụ và Trách nhiệm Chính (KDR) trong bản mô tả công việc, sử dụng ngôn ngữ định hướng hành động là rất quan trọng. Vì thế, việc sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, ngắn gọn và chính xác để mô tả những nhiệm vụ và trách nhiệm của nhân viên là vô cùng cần thiết. Để đảm bảo tính xác thực và sự hiệu quả của mô tả, mỗi đoạn văn nên khai thác động từ hành động để xác định rõ ràng những gì nhân viên phải làm. 

Thay vì việc sử dụng từ “chịu trách nhiệm”, ta có thể sử dụng từ “tương tác” hoặc “giải quyết” để tạo nên sự mô tả chính xác hơn về nhiệm vụ. Ngoài ra, anh/chị có thể dùng các động từ hành động mang tính mô tả, như “phối hợp”, “thực hiện” hoặc “tạo”. Chính những từ này sẽ giúp cho bản mô tả công việc của anh/chị trở nên đặc sắc và thu hút hơn trong mắt những ứng viên tiềm năng.

Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên 

Sau khi đã có các thông tin trên, anh/chị cần ưu tiên và sắp xếp chúng một cách hợp lý. Đó là những nhiệm vụ cần thiết nhất cho sự thành công của vị trí cần tuyển. Bằng cách ưu tiên chúng, anh/chị đảm bảo rằng ứng viên hiểu những nhiệm vụ quan trọng nhất mà họ sẽ chịu trách nhiệm. 

Hãy xem xét các câu hỏi sau để tìm ra thứ tự ưu tiên:

  1. Các vai trò chính của công việc là gì?
  2. Những nhiệm vụ và trách nhiệm nào là quan trọng để thành công?
  3. Các mục tiêu chính của công việc là gì?

Sau đó, anh/chị hãy nhóm các trách nhiệm liên quan lại với nhau để tạo ra một bức tranh rõ ràng về yêu cầu công việc. 

Sử dụng số liệu cụ thể

Dưới đây là một số mẹo về cách kết hợp các số liệu cụ thể trong bản mô tả công việc:

  • Xác định các chỉ số và chi tiết quan trọng: Nếu vai trò liên quan đến dịch vụ khách hàng, số lượng truy vấn cần xử lý hàng ngày sẽ là một số liệu quan trọng.
  • Kết hợp các số liệu và chi tiết vào các gạch đầu dòng: Thay vì chỉ nêu rõ vai trò liên quan đến việc xử lý các truy vấn của khách hàng, anh/chị có thể chỉ định rằng ứng viên sẽ phải xử lý một số lượng truy vấn nhất định hàng ngày.
  • Ngắn gọn và rõ ràng: Tránh sử dụng thuật ngữ kỹ thuật hoặc ngôn ngữ quá phức tạp có thể gây nhầm lẫn cho các ứng viên tiềm năng. Thay vào đó, hãy sử dụng ngôn ngữ đơn giản và dễ hiểu, phác thảo rõ ràng các chỉ số và chi tiết liên quan.

Cởi mở và thân thiện

Những lời khuyên hữu ích cho việc viết mô tả công việc chuyên nghiệp và công bằng:

  • Không phân biệt giới tính để đảm bảo sự công bằng trong quá trình tuyển dụng. Điều này cần được thể hiện bằng ngôn từ chính xác và không chứa bất kỳ thuật ngữ phân biệt giới tính nào. Thay vào đó sử dụng các từ như “họ” hay “của họ” để đảm bảo tính trung lập cho mô tả công việc. 
  • Tránh sử dụng những từ phân biệt đối xử. Ví dụ như không chỉ định tuổi tác hay thuộc một chủng tộc hoặc quốc tịch nhất định. 
  • Tập trung vào trình độ và kỹ năng cần thiết cho vị trí cần tuyển, giúp tăng tính đa dạng và cơ hội cho nhiều ứng viên có khả năng khác nhau. 

Ví dụ về phần Nhiệm vụ và trách nhiệm chính trong JD

Để minh họa rõ hơn quá trình viết KDR trong bản mô tả công việc, anh/chị cùng Blog freeC xem ba ví dụ trong ba nghề khác nhau: Đại diện Dịch vụ Khách hàng, Giám đốc CNTT và Giám đốc marketing.

Đại Diện bộ phận dịch vụ khách hàng (Customer Service Representative)

  1. Trả lời các câu hỏi của khách hàng qua điện thoại, email và chat
  2. Giải quyết khiếu nại của khách hàng một cách kịp thời và chuyên nghiệp
  3. Duy trì hồ sơ và tệp khách hàng chính xác
  4. Đáp ứng hoặc vượt sự hài lòng của khách hàng
  5. Xác định và báo cáo các vấn đề ưu tiên cho các nhóm thích hợp
  6. Không ngừng nâng cao kiến ​​thức về sản phẩm và dịch vụ

Trưởng phòng công nghệ thông tin (Information Technology Manager)

  1. Quản lý một nhóm các chuyên gia IT và ủy thác các nhiệm vụ khi cần thiết
  2. Phát triển và triển khai các chính sách và quy trình 
  3. Đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn dữ liệu của công ty
  4. Quản lý cài đặt và nâng cấp phần cứng và phần mềm
  5. Khắc phục sự cố và giải quyết các vấn đề kỹ thuật
  6. Phát triển và quản lý ngân sách

Trưởng phòng Marketing (Marketing Manager)

  1. Phát triển và thực hiện các chiến lược và chiến dịch marketing
  2. Tiến hành nghiên cứu thị trường và phân tích dữ liệu để xác định xu hướng và cơ hội
  3. Phối hợp với các nhóm chức năng chéo để phát triển định vị và nhắn tin sản phẩm
  4. Quản lý việc tạo và sản xuất các tài liệu marketing, chẳng hạn như quảng cáo và tài liệu quảng cáo
  5. Theo dõi và báo cáo hiệu quả của các chiến dịch
  6. Phát triển và quản lý ngân sách

Tổng kết

Để viết JD hiệu quả, anh/chị cần tập trung vào các nhiệm vụ và trách nhiệm chính của vị trí cần tuyển. Điều này đòi hỏi sự rõ ràng, chi tiết và mức độ ưu tiên của chúng. Cuối cùng, tóm tắt các điểm quan trọng nhất của KDR để thu hút sự chú ý của người đọc.

tuyển dụng nhanh hơn với dịch vụ headhunter freeC

Các bài viết cùng chủ đề

Bài viết 6 bước viết phần Nhiệm vụ và Trách nhiệm trong JD đơn giản đã xuất hiện đầu tiên vào ngày FreeC Blog.



source https://blog.freec.asia/cach-viet-trach-nhiem-cong-viec/?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=cach-viet-trach-nhiem-cong-viec

Comments

Popular posts from this blog

6 Cách Biến Ứng Viên Bị Từ Chối Thành Đại Sứ Thương Hiệu Nhà Tuyển Dụng

Từ chối ứng viên một cách khéo léo không chỉ là một điều nên làm, mà đó còn là một phương thức để xây dựng thương hiệu tuyển dụng của công ty anh/chị. Tỷ lệ bị từ chối của các ứng viên khá cao, dừng bỏ lỡ bơ hội này để biến họ trở thành những đại sứ tuyển dụng thương hiệu của mình! Tại sao bạn nên xem xét lại cách bạn từ chối ứng viên? Anh/chị nhận được bao nhiêu hồ sơ đăng ký ứng tuyển cho vị trí gần nhất tại công ty của mình? Và anh/chị đã từ chối bao nhiêu trong số họ? Ngạc nhiên chưa? Tất cả đều được thu hút bởi thương hiệu nhà tuyển dụng và háo hức muốn làm việc cho công ty của anh/chị. Khi họ bị từ chối, ở mức độ nhẹ nhất, họ chỉ là hơi thất vọng và trung lập với thương hiệu nhà tuyển dụng của bạn. Những ứng viên sẽ để lại nhận xét tích cực trên trang web hoặc hội nhóm review công ty trên mạng bất kỳ nào, kể về cuộc phỏng vấn tốt nhất mà họ từng có và thậm chí viết 1 bài trên social về trải nghiệm này? Đúng vậy, điều này hoàn toàn có thể xảy ra. Và đây là một công việc đáng

Tips để giữ mối quan hệ với ứng viên trong thời điểm cuối năm

Khi những ngày cuối năm đang đến gần, mỗi nhà tuyển dụng đều biết rằng đây không chỉ là thời điểm để hoàn thành mục tiêu tuyển dụng, mà còn là cơ hội để củng cố mối quan hệ với những ứng viên tiềm năng. Dưới đây, freeC Asia có những mẹo hay giúp anh/chị duy trì và thắt chặt mối liên kết này. Thường xuyên giao tiếp Trong giai đoạn kết thúc năm, anh/chị nên tăng cường việc liên lạc với ứng viên một cách chuyên nghiệp. Sử dụng các phương tiện như tin nhắn, email hoặc cuộc gọi ngắn để không chỉ cập nhật về quá trình tuyển dụng mà còn để chia sẻ và thảo luận về kỳ vọng và kế hoạch cho năm mới của họ. Hành động này không chỉ thể hiện sự quan tâm đối với quá trình tuyển dụng mà còn là cơ hội để thảo luận với ứng viên về những dự định và mong đợi cá nhân của họ trong tương lai. Việc thể hiện sự quan tâm này là một cách để tôn trọng và đánh giá cao ứng viên, không chỉ trong bối cảnh nghề nghiệp mà còn trong việc hỗ trợ sự phát triển cá nhân của mình. Nguồn ảnh: Freepik Gặp gỡ trực

Cách tạo bài đăng tuyển dụng không mang tính định kiến cá nhân

Trên thế giới hiện nay, các công ty đang tăng cường nỗ lực để tạo ra môi trường làm việc mang tính đa dạng và toàn diện. Hầu hết chúng dường như đang tập trung vào việc truyền đạt sự quan trọng của tính toàn diện trên trang web, các kênh truyền thông xã hội và đôi khi là các video nói về văn hóa công sở trong các quảng cáo việc làm. Tuy nhiên, không nhiều công ty biết rằng cách bạn viết và truyền tải các bài đăng tuyển dụng cũng là một yếu tố quan trọng tương đương trong việc tạo ra môi trường làm việc toàn diện hơn. Vì nhiều người vẫn chưa nhận ra rằng bài đăng tuyển dụng là điểm tiếp xúc đầu tiên mà ứng viên có với công ty, việc quản lý để đại diện cho công ty của anh/chị một cách thành công và trung thực trong định dạng ngắn này là quan trọng hết sức. Vì lý do đó, bài viết dưới đây của freeC sẽ giải thích cách anh/chị có thể tạo một bài đăng tuyển dụng có tính bao quát và toàn diện nhất có thể, đảm bảo rằng anh/chị không bỏ sót một nhóm nhân tài nào một cách vô ý! Định kiến vô