7 bước xây dựng quy trình tuyển chọn (Selection Process) hiệu quả

74% nhà tuyển dụng đã tuyển dụng nhầm ứng viên (Khảo sát từ Career Builder 2023). Điều này khiến họ mất trung bình 17.000$ cho mỗi lần tuyển dụng sai. Chúng ta có thể giảm thiểu khả năng xảy ra vấn đề này trong tổ chức của mình bằng cách cải thiện quy trình tuyển chọn nhân viên.

Một quy trình tuyển chọn có hệ thống là yếu tố then chốt trong việc tìm kiếm nhân tài và tạo thành nền tảng cho việc quản lý nhân sự hiệu quả. Tuy nhiên, việc tuyển dụng nhân sự cũng có những thách thức riêng. Theo báo cáo của Jobvite về Employ Quarterly Insights Report 2022, có đến 69% tổ chức gặp khó khăn trong việc tuyển dụng các vị trí nhân viên thực hiện công việc chuyên môn (individual contributor). Quy trình tuyển dụng và lựa chọn của công ty cần phải toàn diện nhất có thể để thu hút và nhận diện được những ứng viên giỏi nhất.

Trong bài viết này, freeC Asia sẽ đi sâu vào quy trình tuyển chọn nhân sự và chia sẻ một số phương pháp hữu dụng để thiết kế quy trình giúp bạn tìm được những nhân viên chất lượng hàng đầu đồng thời mang lại trải nghiệm tốt cho ứng viên.

Quy trình tuyển dụng (Selection process) là gì?

Quy trình tuyển chọn là quá trình đánh giá kỹ năng, năng lực và kinh nghiệm của các ứng viên để xác định những người phù hợp nhất với vai trò và tổ chức.

Quy trình tuyển chọn bắt đầu khi một vị trí công việc được đăng tuyển và các ứng viên nộp hồ sơ. Quy trình theo cấu trúc phễu, bắt đầu với nhiều ứng viên và dần thu hẹp nhóm ứng viên thông qua phỏng vấn và đánh giá cho đến khi tìm được người phù hợp nhất với vai trò.

Quy trình này thường bao gồm bảy giai đoạn sau, chúng ta sẽ đề cập chi tiết hơn trong các phần tiếp theo:

1. Ứng tuyển
2. Kiểm tra sơ bộ & tuyển chọn trước
3. Phỏng vấn
4. Đánh giá
5. Kiểm tra tham chiếu
6. Ra quyết định
7. Gửi offer và ký hợp đồng

Vì sao cần phải có quy trình tuyển chọn?

Các công ty thường có một số loại quy trình tuyển dụng nhất định, nhưng họ có thể tuân theo chúng một cách không nhất quán. Tuy nhiên, việc có một chiến lược được tính toán kỹ lưỡng cho quy trình này sẽ giúp bạn không chỉ lấp đầy từng vị trí trống mà còn góp phần vào thành công lâu dài của doanh nghiệp.

Một quy trình tuyển chọn chiến lược mang lại những lợi ích sau:

• Hỗ trợ các mục tiêu tổ chức dài hạn: Việc kết hợp các mục tiêu chiến lược vào hệ thống tuyển chọn ứng viên sẽ giúp tập trung vào việc tìm kiếm những cá nhân có kỹ năng, kinh nghiệm và tư duy phù hợp để thực hiện những gì tổ chức đang hướng tới hiện tại và tương lai. Ví dụ, một công ty đang phát triển nhanh chóng hoặc đang đối mặt với việc sáp nhập có thể tìm kiếm những ứng viên có các thuộc tính như khả năng phục hồi, sẵn sàng đối mặt và thích nghi cao, cho thấy khả năng điều hướng sự thay đổi và bất ổn một cách thành công.
• Tạo trải nghiệm ứng viên tích cực: Quy trình tuyển chọn có cấu trúc, nhất quán giúp ứng viên biết họ có thể mong đợi điều gì. Bạn có thể thông báo cho họ về các bước sắp tới, để họ cảm thấy được thông tin và đánh giá những gì sẽ đến tiếp theo. Giữ sự quan tâm của ứng viên và cung cấp trải nghiệm tích cực có thể tạo ra sự khác biệt trong việc thuyết phục những nhân tài hàng đầu đến làm việc cho bạn. Theo một nghiên cứu (The future of recruiting) trong năm 2023 của PwC, 49% người tìm việc trong các lĩnh vực cạnh tranh cao cho biết đã từ chối lời đề nghị công việc do trải nghiệm tồi tệ trong quá trình tuyển dụng.
• Đảm bảo phù hợp với công việc và văn hóa: Đánh giá ứng viên trên nhiều khía cạnh không chỉ kiến thức và kỹ năng chuyên môn sẽ giúp xác định ai sẽ thành công trong vị trí mới và môi trường làm việc đó. Ví dụ, một người có chuyên môn kỹ thuật cao nhưng lại thích làm việc một mình có thể không phù hợp với một tổ chức hoạt động theo nhóm với các nhiệm vụ được chia sẻ và cộng tác liên tục.
• Nâng cao hiệu suất và sự hài lòng của nhân viên, giảm tỷ lệ thôi việc: Việc kiểm tra và lựa chọn ứng viên hiệu quả sẽ tạo ra nhiều khả năng hơn rằng những người mới được tuyển dụng sẽ phù hợp, hoạt động tốt và cảm thấy hài lòng với vị trí của họ. Họ không chỉ làm việc hiệu quả và đóng góp vào thành công trong kinh doanh mà còn có khả năng gắn bó với công ty lâu hơn.
• Xây dựng lợi thế cạnh tranh: Chiến lược và quy trình tuyển chọn kỹ lưỡng có thể hỗ trợ lợi thế cạnh tranh của tổ chức bằng cách thu hút những nhân viên có năng lực và hiệu suất nhất để cải thiện kết quả kinh doanh. Nó cũng tạo ra trải nghiệm ứng viên tốt hơn, từ đó nâng cao thương hiệu nhà tuyển dụng của bạn. Điều này giúp bạn có được một nhóm ứng viên rộng hơn và chất lượng cao hơn cho mọi vị trí tuyển dụng.

7 bước trong quy trình tuyển chọn ứng viên

Tuỳ theo từng tổ chức và vị trí cụ thể mà chi tiết có thể sẽ khác nhau, tuy nhiên quy trình tuyển chọn sẽ diễn ra theo một chuỗi các bước mà ứng viên sẽ trải qua.

1. Ứng tuyển (Application)

Ngay sau khi đăng tin quảng cáo việc làm, các ứng viên sẽ bắt đầu nộp hồ sơ. Đây là bước đầu tiên trong quy trình tuyển dụng của bạn. Tuy nhiên, số lượng, chất lượng và sự đa dạng của hồ sơ sẽ khác nhau. Dưới đây là những gì bạn cần biết về các khía cạnh khác nhau của giai đoạn tuyển dụng:

Quá trình ứng tuyển

Bản thân quy trình tuyển dụng đóng vai trò rất quan trọng. Nó có thân thiện với thiết bị di động và nhanh chóng không? Hay bạn yêu cầu ứng viên phải nhập thủ công tất cả thông tin từ CV của họ vào hệ thống của bạn? Yêu cầu ứng viên tạo hồ sơ trên trang tuyển dụng nhưng lại không tối ưu hóa trang web cho thiết bị di động là những yếu tố có thể cản trở thành công của bộ phận nhân sự trong quá trình tuyển chọn ứng viên.

Hãy tự mình kiểm tra quy trình tuyển dụng để hiểu những khó khăn mà ứng viên có thể gặp phải. Bằng cách đó, bạn có thể đảm bảo mình đang cung cấp trải nghiệm tuyển dụng suôn sẻ, không khiến những nhân viên tiềm năng bỏ cuộc.

Kênh và công cụ quảng cáo

Nơi mà tin tuyển dụng được đang và các kênh chạy quảng cáo cũng rất quan trọng. Dưới đây là năm nguồn phổ biến nhất đối với người tìm việc:

• Các trang web trực tuyến: Các trang tin đăng tuyển dụng miễn phí, chẳng hạn như freec.asia, và các bài đăng trên mạng xã hội như LinkedIn, Facebook, Threads.
• Trang web/trang tuyển dụng của công ty: Nếu bạn làm việc trong bộ phận nhân sự cho một doanh nghiệp lớn hoặc các tập đoàn, nhiều người sẽ truy cập trực tiếp vào trang web tuyển dụng. Đối với các công ty nhỏ hơn, người tìm việc có thể không theo dõi trang web của bạn để tìm việc. Tuy nhiên, họ có thể tham khảo trang web sau khi họ biết về việc tuyển dụng ở một nơi khác.
• Website của các đơn vị tuyển dụng chuyên nghiệp: Người tìm việc có thể đăng ký với các đơn vị tuyển dụng chuyên nghiệp hoặc tìm kiếm các trang tuyển dụng theo từng ngành nghề cụ thể.
• Truyền miệng: Nhiều người sẽ nhờ gia đình và bạn bè của họ tư vấn về nơi nộp hồ sơ và bất kỳ thông tin tuyển dụng nào.

Tối ưu hóa quảng cáo việc làm

Tối ưu hóa quảng cáo việc làm là điều cần thiết để thu hút nhân tài phù hợp một cách hiệu quả và tiết kiệm. Điều này liên quan đến việc tạo ra các mô tả công việc hấp dẫn và rõ ràng, nêu bật các trách nhiệm chính, kỹ năng cần thiết và lợi ích của vị trí.

Sử dụng các từ khóa liên quan đảm bảo khả năng hiển thị cao hơn trong kết quả tìm kiếm, trong khi thương hiệu nhà tuyển dụng mạnh mẽ có thể phân biệt công ty bạn với các đối thủ cạnh tranh. Bao gồm các chi tiết cụ thể như mức lương, cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp và văn hóa công ty giúp thu hút các ứng viên tiềm năng. Ngoài ra, việc sử dụng định dạng thân thiện với thiết bị di động và tận dụng các kênh khác nhau, chẳng hạn như mạng xã hội và bảng tin việc làm, sẽ giúp tối đa hóa phạm vi tiếp cận và đảm bảo một nhóm ứng viên rộng hơn, đa dạng hơn.

Bằng cách tối ưu hóa quảng cáo việc làm, các công ty có thể cải thiện đáng kể kết quả tuyển dụng của họ và thu hút các ứng viên chất lượng cao phù hợp nhất với vai trò của họ.

Các yếu tố khác ảnh hưởng đến số lượng và chất lượng ứng viên

Số lượng hồ sơ ứng tuyển bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố, bao gồm:

• Các yếu tố bên ngoài: Đây là những vấn đề xảy ra bên ngoài tổ chức và nằm ngoài tầm kiểm soát của bộ phận nhân sự. Cụ thể là tình hình kinh tế, tỷ lệ thất nghiệp, xu hướng dân số, và các yếu tố văn hóa xã hội.
• Điều kiện ngành: Ngành nghề của tổ chức cũng ảnh hưởng đến quy mô hồ sơ ứng tuyển. Ví dụ, nếu bạn đang cố gắng tuyển dụng các ứng viên có bằng cấp cụ thể như nhân viên thực thi pháp luật hoặc y tá bệnh viện, thì vai trò của bộ phận tuyển dụng của bạn sẽ khó khăn hơn so với những bộ phận tuyển dụng cho các vị trí ít chuyên môn hơn.
• Các yếu tố nội bộ: Quy mô của một tổ chức và thương hiệu nhà tuyển dụng sẽ thu hút một số lượng ứng viên khác nhau. Chẳng hạn, Google nhận được khoảng 3 triệu hồ sơ mỗi năm. Điều này có nghĩa là trung bình, hơn 400 người nộp đơn cho mỗi vị trí tuyển dụng. Những gì một tổ chức cung cấp về lương, phúc lợi và cơ hội thăng tiến cũng có tác động đáng kể.
• Chiến lược tìm kiếm nguồn nhân lực: Số lượng và chất lượng ứng viên cũng phụ thuộc vào sự hấp dẫn của bài đăng và nơi bạn đăng nó. Mức độ thông tin, sự hấp dẫn và lôi cuốn đối với nhiều người sẽ trực tiếp ảnh hưởng đến những người bạn sẽ thu hút. Quảng cáo việc làm nên sử dụng ngôn ngữ trung lập về giới và dùng từ dễ hiểu nhất.
• Yêu cầu của bạn: Ví dụ, bạn cũng có thể đánh giá xem trình độ giáo dục đại học có cần thiết cho một số vị trí nhất định hay không. Nếu không, bạn sẽ tăng số lượng ứng viên tiềm năng. Báo cáo State of the Workplace gần đây của SHRM cho thấy 28% các phòng ban nhân sự đang nới lỏng yêu cầu về bằng cấp/chứng chỉ.

2. Kiểm tra sơ bộ và tuyển chọn trước

Mục tiêu của giai đoạn sàng lọc ban đầu là giảm số lượng ứng viên từ một nhóm lớn xuống một nhóm có thể quản lý được, trong khoảng từ 3-10 người đủ điều kiện phỏng vấn. Điều này có thể được thực hiện theo nhiều cách khác nhau, chẳng hạn như:

Kiểm tra hồ sơ (Resume screening)

Kỹ thuật được biết đến nhiều nhất là sàng lọc hồ sơ (CV screening). Sàng lọc hồ sơ giúp đánh giá xem ứng viên có đáp ứng các tiêu chí cần thiết cho công việc hay không. Ví dụ, nếu bạn yêu cầu kinh nghiệm làm việc trên 5 năm, thì một sinh viên đại học mới ra trường không có kinh nghiệm này có thể dễ dàng bị loại.

Kiểm tra CV trong các công ty lớn có thể tốn thời gian cho bộ phận nhân sự. Phần mềm là một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí để quản lý thách thức này. Các lựa chọn bao gồm các công cụ sàng lọc hồ sơ được tích hợp sẵn trong Hệ thống Theo dõi Ứng viên (ATS) đến các công cụ sàng lọc hồ sơ sử dụng trí tuệ nhân tạo để dự đoán chất lượng tuyển dụng.

Sàng lọc qua điện thoại/chatbot

Sau khi sàng lọc hồ sơ, bước tiếp theo là phỏng vấn sàng lọc qua điện thoại (hoặc video). Điều này giúp điều chỉnh kỳ vọng giữa ứng viên và nhà tuyển dụng. Nhà tuyển dụng có thể hỏi các ứng viên bất kỳ câu hỏi nào họ có sau khi sàng lọc hồ sơ. Nhà tuyển dụng có thể xem qua một danh sách kiểm tra có thể bao gồm các chủ đề như kỳ vọng về lương, giờ làm việc toàn thời gian hoặc bán thời gian, tùy chọn làm việc linh hoạt, ngày bắt đầu làm việc và các yếu tố tiềm ẩn khác có thể hủy bỏ tuyển dụng. Vì đây là một quy trình khá chuẩn nên việc sử dụng chatbot để đặt những câu hỏi này cũng là một lựa chọn.

Như đã đề cập ở trên, công nghệ hiện nay cho phép chúng ta thực hiện các cuộc sàng lọc này theo cách tự động. Chatbot đặt câu hỏi cho ứng viên và khiến cuộc phỏng vấn trở nên có tính tương tác hơn.

Ví dụ cụ thể về công ty National Safety Apparel (NSA) sản xuất quần áo bảo hộ cho khách hàng trong môi trường công nghiệp. Công ty mong muốn tìm kiếm và đánh giá ứng viên một cách nhanh chóng. Họ cũng cần hoàn thành các yêu cầu nhanh hơn mà không cần thuê cơ quan cung cấp nhân sự, đảm bảo có đủ người trong nhà máy ở Ohio.

Làm việc với Hirevue, NSA đã tạo ra một hệ thống cho phép các ứng viên tìm việc làm trên trang web của NSA một cách nhanh chóng, sàng lọc trước vị trí đó và tự lên lịch phỏng vấn qua tin nhắn hoặc chatbot trên web. Sau đó, các nhà tuyển dụng có thể tập trung phỏng vấn ứng viên trong khung thời gian ngắn hơn, kết nối trong vòng vài ngày thay vì vài tuần. Thời gian tuyển (Time to hire) cũng được rút ngắn lại. Ứng viên nhận được lời mời làm việc trong vòng 15 ngày, nhanh gấp 4 lần so với trước đây.

Đánh giá trước tuyển dụng (Pre-selection or pre-employment assessments)

Đánh giá trước tuyển dụng là một phương pháp sàng lọc giúp loại bỏ những sự không phù hợp tiềm ẩn. Báo cáo State of the Workplace của SHRM 2023-2024 cho thấy 35% phòng ban nhân sự dựa vào các bài kiểm tra/đánh giá trước tuyển dụng để xác định các ứng viên đủ điều kiện.

Các công cụ đánh giá trước tuyển dụng cung cấp các bài đánh giá có thể bao gồm kiểm tra nhận thức, mô phỏng công việc hoặc các bài kiểm tra khác giúp dự đoán chất lượng của người mới được tuyển dụng. Đôi khi, sàng lọc hồ sơ đã được tích hợp trong các công cụ này.

Mô phỏng công việc cung cấp cho ứng viên cái nhìn tổng quan thực tế về công việc. Điều này cho thấy cả những khía cạnh thú vị nhất của một vai trò và những yếu tố đầy thách thức, dẫn đến cái nhìn sâu sắc và chân thực cho ứng viên. Điều này giúp điều chỉnh kỳ vọng giữa nhà tuyển dụng và nhân viên, từ đó dẫn đến việc tuyển những nhân viên phù hợp hơn. Các công cụ đánh giá trước tuyển dụng là một khía cạnh khác của vai trò ngày càng tăng của công nghệ AI trong lĩnh vực tuyển dụng.

Các bài kiểm tra đánh giá trước tuyển dụng này thường được sử dụng cho tuyển dụng số lượng lớn (các vị trí có nhiều ứng viên), ví dụ như đánh giá kỹ năng lắng nghe tích cực của nhân viên chăm sóc khách hàng. Các công cụ sàng lọc này loại bỏ những người không phù hợp rõ ràng để những ứng viên phù hợp nhất ở lại.

Lưu ý rằng không phải tất cả các công cụ và sàng lọc đánh giá trước tuyển dụng đều hoàn toàn chính xác, vì vậy hãy lựa chọn nhà cung cấp của bạn một cách cẩn thận. Chúng tôi sẽ đề cập đến các loại đánh giá khác bên dưới trong giai đoạn 4.

3. Phỏng vấn (Interview)

Bước thứ ba trong phễu quy trình tuyển chọn ứng viên là bước dễ thấy nhất, đó là phỏng vấn xin việc. Mục đích bước này là để đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên với vai trò này và hiểu rõ hơn về khả năng giao tiếp trôi chảy cũng như tính hòa đồng của họ.

Phỏng vấn bao gồm việc ứng viên được phỏng vấn bởi quản lý trực tiếp hoặc nhà tuyển dụng hoặc cả hai. Nó cung cấp cấu trúc để đặt các câu hỏi liên quan đến công việc cho ứng viên và tạo cơ hội để giới thiệu công việc với họ.

Phỏng vấn có thể diễn ra trực tuyến hoặc trực tiếp. Nhiều công ty tiến hành phỏng vấn vòng đầu tiên từ xa để quản lý thời gian hiệu quả hơn. Sau đó, một số công ty chọn phỏng vấn cuối cùng tại chỗ để thúc đẩy kết nối cá nhân mạnh mẽ hơn và cho phép ứng viên trải nghiệm văn hóa và môi trường làm việc.

Thông báo trước cho ứng viên về cách thức hoạt động của quy trình phỏng vấn có thể giúp nó hiệu quả hơn. Công ty phần mềm Mỹ Salesforce có trang web “Hiểu về Quy trình Phỏng vấn” trên trang web của họ, giải thích ứng viên sẽ gặp ai và cung cấp các tài liệu để giúp họ chuẩn bị.

Các loại phỏng vấn

Có hai loại phỏng vấn chính:

• Phỏng vấn theo cấu trúc.
• Phỏng vấn phi cấu trúc.

Phỏng vấn theo cấu trúc (structured interview): Trong một cuộc phỏng vấn có cấu trúc, một bộ câu hỏi tiêu chuẩn được chuẩn bị trước và đặt ra cho tất cả những người được phỏng vấn. Điều này cung cấp cho người phỏng vấn một phương pháp thống nhất để ghi lại thông tin và tiêu chuẩn hóa việc đánh giá trình độ của từng ứng viên.

Phỏng vấn phi cấu trúc (unstructured interview): Phỏng vấn phi cấu trúc không tuân theo một danh sách câu hỏi được xác định trước. Việc đặt câu hỏi diễn ra giống như một cuộc trò chuyện, và người phỏng vấn có thể ứng biến theo những gì xuất hiện trong cuộc thảo luận.

Trong các tài liệu học thuật (Schmidt & Hunter, 1998), phỏng vấn theo cấu trúc đã được chứng minh là đáng tin cậy gần gấp đôi so với phỏng vấn phi cấu trúc. Phỏng vấn theo cấu trúc cho phép người phỏng vấn so sánh chính xác các ứng viên và đưa ra quyết định tốt nhất dựa trên dữ liệu.

Ngoài ra còn có một số loại phỏng vấn khác bao gồm phỏng vấn ứng viên với đồng nghiệp hoặc một nhóm ứng viên. Những cuộc đối thoại này nhằm mục đích thu thập thông tin chi tiết về tính cách, hành vi và khả năng tiếp cận của ứng viên với các thành viên trong nhóm hoặc những người họ sẽ hỗ trợ trong công việc.

Đánh giá phỏng vấn (Evaluating interviews)

Một kỹ thuật phỏng vấn phổ biến là phương pháp STAR, đây là cách thức có hệ thống để lấy thông tin từ ứng viên. STAR là từ viết tắt của:

• Tình huống (Situation): Yêu cầu ứng viên mô tả một tình huống cụ thể mà họ đã gặp phải.
• Nhiệm vụ (Task): Mục tiêu mà ứng viên đang hướng tới là gì?
• Hành động (Action): Yêu cầu ứng viên mô tả chi tiết các hành động họ đã thực hiện để vượt qua tình huống và hoàn thành nhiệm vụ.
• Kết quả (Result): Yêu cầu ứng viên mô tả kết quả của hành động và hỏi ứng viên đã học được gì.

Phương pháp STAR hoạt động hiệu quả để xem liệu ứng viên có đủ các năng lực cốt lõi cần thiết cho công việc hay không. Ví dụ, nếu vai trò đòi hỏi phải giao tiếp với nhiều bộ phận khác nhau, một câu hỏi ví dụ có thể là: “Hãy mô tả tình huống mà bạn phải quản lý deadline trong một dự án có nhiều bộ phân tham gia.”

Việc sử dụng mẫu đánh giá phỏng vấn giúp cho việc đánh giá ứng viên ở giai đoạn này của quá trình tuyển chọn trở nên nhất quán và công bằng hơn. Ngoài ra, việc thực hiện các hướng dẫn phỏng vấn sẽ giúp người phỏng vấn tiến hành các cuộc phỏng vấn hiệu quả.

4. Đánh giá (Assessment)

Trong khi sàng lọc và đánh giá trước tuyển dụng có thể loại bỏ sơ bộ các ứng viên ít phù hợp nhất, thì việc đánh giá toàn diện thường chính xác hơn.

Các bài đánh giá thường được sử dụng là bài kiểm tra Năng Lực Trí Tuệ Tổng Hợp (General Mental Ability – GMA), thường được biết đến như bài kiểm tra IQ và bài kiểm tra Mô Hình Tính Cách Năm Yếu Tố (Five-Factor Model of Personality ). Chỉ số IQ cao hơn có liên quan đến việc học nhanh hơn và hiệu suất đỉnh cao hơn. Mặc dù các bài đánh giá này có thể là một phần của quá trình sàng lọc trước tuyển dụng của bạn, nhưng nhiều tổ chức lựa chọn tiến hành chúng ở các giai đoạn sau của quá trình tuyển dụng.

Công ty công nghệ đa quốc gia IBM đã thiết kế “Các bài đánh giá được kiểm chứng khoa học để hấp dẫn, công bằng và phù hợp với từng vai trò.” Với các bài đánh giá này, nhà tuyển dụng của IBM có thể đo lường các kỹ năng và năng lực có thể không được tiết lộ trong các buổi phỏng vấn. Điều này cung cấp cho ứng viên cơ hội thể hiện tất cả những gì họ có.

Một cách thiết thực là yêu cầu ứng viên giải quyết một vấn đề nào đó có thật trong cuộc phỏng vấn của họ. Điều này giúp so sánh chất lượng công việc của ứng viên với những ứng viên khác. Hơn nữa, một nhiệm vụ thực tế còn cung cấp cho ứng viên ý tưởng về những gì họ sẽ làm ở vị trí này.

Các bài kiểm tra mẫu công việc có thể mang lại giá trị cao nhất trong các vai trò mà kỹ năng thực hành, khả năng giải quyết vấn đề và các nhiệm vụ cụ thể của công việc đóng vai trò quan trọng đối với hiệu suất. Ví dụ, bạn có thể giao cho các ứng viên cho vai trò phát triển phần mềm một bài toán lập trình hoặc yêu cầu họ gỡ lỗi một đoạn mã code để thể hiện kỹ năng lập trình và giải quyết vấn đề của họ.

Các bài đánh giá cần có phạm vi hợp lý và phản ánh chính xác yêu cầu của công việc mà không gây ra gánh nặng quá sức cho ứng viên.

5. Kiểm tra tham chiếu ứng viên

Đến bước này, danh sách đã được giảm thiểu chỉ còn 1-3 ứng viên tiềm năng nhất. Kiểm tra tham chiếu là bước cần thiết tiếp theo trong quá trình tuyển chọn ứng viên.

Bạn có thể yêu cầu ứng viên cung cấp người tham chiếu. Kiểm tra tham chiếu xác nhận tính chính xác những gì ứng viên đã cung cấp với bạn và ấn tượng của bạn về họ. Nếu trong buổi phỏng vấn, bạn có nghi ngờ về một năng lực hoặc kỹ năng nhất định nào đó, thì việc kiểm tra tham chiếu là một cách nhanh nhất để thu thập thêm thông tin từ một góc nhìn khác.

>>> Xem thêm:

• Chỉ số Time-to-hire quan trọng như thế nào trong tuyển dụng?
• 6 xu hướng tuyển dụng trong tương lai

6. Quyết định (Decision)

Bước tiếp theo của quy trình tuyển chọn là quyết định chọn ứng viên có tiềm năng lớn nhất cho tổ chức. Các tiêu chí được xác định trước mà mọi ứng viên được đánh giá trong quá trình lựa chọn sẽ tiết lộ ứng viên tốt nhất.

Thông thường, quản lý tuyển dụng sẽ là người đưa ra quyết định cuối cùng. Quyết định này cũng có thể bao gồm ý kiến đóng góp từ các quản lý và đồng nghiệp khác. Sẽ có những trường hợp người được chọn có năng lực thấp hơn vào thời điểm này nhưng là người cam kết phát triển và gắn bó lâu dài với tổ chức.

7. Lời mời làm việc và hợp đồng (Job offer & contract)

Sau khi có quyết định cuối cùng, quá trình lựa chọn sẽ còn 1 bước cuối cùng nữa. Ứng viên được chọn cần phải chấp nhận lời đề nghị. Đến thời điểm này bạn cần phải thu thập đủ thông tin từ các giai đoạn sàng lọc và các cuộc phỏng vấn để tự tin gửi “offer” đủ để ứng viên chấp nhận lời mời làm việc.

Thư mời làm việc sau đó sẽ được gửi đến ứng viên. Lưu ý trong thư mời nên nêu rõ chi tiết công việc chính và các điều kiện làm việc. Nếu họ chấp nhận lời đề nghị, hãy tiến hành ký hợp đồng lao động (thử việc hoặc chính thức tuỳ theo công ty). Khi tất cả các bên đã ký tên thì các bước của quá trình lựa chọn chính thức hoàn tất.

Các chỉ số được sử dụng trong quá trình tuyển chọn

Theo dõi các chỉ tuyển dụng nhất định giúp chúng ta đánh giá kết quả của quá trình tuyển chọn ứng viên như thế nào. Các tiêu chuẩn sau đây thường được sử dụng làm chỉ số cho quá trình lựa chọn hiệu quả:

• Tỷ lệ hoàn thành nộp đơn (Application completion rate): Số liệu này cho biết tỷ lệ phần trăm ứng viên hoàn thành và gửi mẫu đơn xin việc sau khi truy cập. Tỷ lệ hoàn thành thấp có thể cho thấy mẫu đơn xin việc cồng kềnh hoặc gặp trục trặc kỹ thuật.
• Thời gian lấp đầy vị trí trống (Time to fill): Chỉ số này đo lường thời gian cần thiết để tuyển dụng một ứng viên kể từ thời điểm phê duyệt yêu cầu tuyển dụng cho đến khi ứng viên chấp nhận lời đề nghị của bạn. Thời gian số liệu kéo dài cho thấy quá trình lựa chọn kéo dài và không hiệu quả.
• Tỷ lệ thôi việc trong 90 ngày và 1 năm (90-day and 1-year attrition): Tỷ lệ thôi việc trong ba tháng đầu tiên báo hiệu sự yếu kém trong các bước của quy trình tuyển chọn. Ước tính chi phí cho việc tuyển dụng sai người sẽ khác nhau giữa các nguồn, nhiên có thể ước tính mức này nằm trong khoảng từ 50% đến 200% mức lương hàng năm của họ. Công ty nên coi mọi trường hợp nghỉ việc trong 90 ngày là một sự cố nhân sự nghiêm trọng và phân tích chặt chẽ xem điều gì đã xảy ra. Sau đó, tổ chức có thể ngăn điều đó xảy ra lần nữa thông qua giao tiếp, lựa chọn, giới thiệu và quản lý tốt hơn. Tỷ lệ bỏ việc cao trong năm đầu tiên cũng có thể là do quy trình tuyển chọn không đầy đủ.
• Trải nghiệm của ứng viên (Candidate experience): Ứng viên đánh giá trải nghiệm của họ trong quá trình tuyển chọn này như thế nào? Nếu đó là một trải nghiệm tốt, quá trình tuyển chọn của công ty đang đi đúng hướng. Ngoài ra, ứng viên sẽ có cái nhìn tích cực về tổ chức cho dù được tuyển dụng hay không. Ứng viên hài lòng sẽ không ngần ngại nộp đơn ứng tuyển lại trong tương lai và sẽ ủng hộ doanh nghiệp và thương hiệu nhà tuyển dụng của bạn.
• Hiệu quả phễu tuyển chọn (Selection process funnel effectiveness): Vì tuyển chọn diễn ra qua một phễu với nhiều bước, nên việc biết hiệu quả của phễu sẽ hữu ích. Bạn không muốn 50% trong số 100 ứng viên của mình vượt qua vòng phỏng vấn, nếu không, bạn sẽ phỏng vấn quá nhiều người. Tỷ lệ chuyển đổi (Yield ratio) là một chỉ số tuyển dụng cho biết tỷ lệ phần trăm ứng viên chuyển từ một giai đoạn của quá trình tuyển dụng sang giai đoạn tiếp theo.
• Tỷ lệ chấp nhận lời đề nghị (Offer acceptance rate): Tỷ lệ chấp nhận lời đề nghị là tỷ lệ phần trăm các lời đề nghị công việc mà ứng viên chấp nhận trong tổng số lời đề nghị mà tổ chức của bạn đưa ra. Nó cho biết mức độ hấp dẫn của các lời đề nghị công việc và hiệu quả tổng thể của quá trình tuyển dụng trong việc đáp ứng kỳ vọng và nhu cầu của ứng viên.
• Chất lượng tuyển dụng (Quality of hire): Số liệu này đo lường mức độ hiệu quả của nhân viên mới sau một năm làm việc. Điều này thường được đánh giá bởi quản lý của họ trong đánh giá hiệu suất hàng năm

Phương pháp thực hành để cải thiện tuyển dụng và quy trình tuyển chọn

Mặc dù bài viết ở trên đã đề cập đến các giai đoạn khác nhau của quy trình tuyển chọn, nhưng luôn có những yếu tố tác động khác diễn ra ở phía sau mà chúng ta không thể kiểm soát hết được.

Dưới đây là một số phương pháp thực hành tốt nhất mà chúng ta có thể cân nhắc khi cố gắng tạo ra các phương pháp tuyển chọn hiệu quả hơn.

Xây dựng quy trình tuyển dụng vững chắc

Sự hiểu biết rõ ràng về một vai trò của một vị trí là chìa khóa để tìm được ứng viên phù hợp. Điều này bắt đầu với một hồ sơ năng lực dựa trên mô tả công việc, tức là cần có loại hình kinh nghiệm làm việc, trình độ học vấn và trình độ kỹ năng nào. Giao tiếp cởi mở giữa người quản lý tuyển dụng và nhà tuyển dụng sẽ cung cấp thông tin chi tiết cần thiết để khởi động quá trình tuyển chọn một cách hiệu quả.

Trong nhiều trường hợp, nhà tuyển dụng nên đào sâu hơn những gì có trên biểu mẫu tuyển dụng. Nói chuyện trực tiếp với quản lý tuyển dụng giúp làm rõ yêu cầu công việc. Những nhà tuyển dụng thực hành lắng nghe tích cực sẽ thu thập được những thông tin chi tiết có giá trị về loại tính cách và kỹ năng mềm nào phù hợp với vai trò đó và sẽ cân bằng đội ngũ.

Tăng cường mối quan hệ giữa người quản lý tuyển dụng và nhà tuyển dụng

Sự hợp tác chặt chẽ giữa người quản lý tuyển dụng và nhà tuyển dụng giúp quy trình tuyển chọn diễn ra suôn sẻ hơn và cải thiện trải nghiệm của ứng viên nhiều hơn. Cần chú ý rằng nhà tuyển dụng nên xây dựng mối quan hệ tốt với quản lý tuyển dụng, cập nhật thông tin và luôn hỏi ý kiến của họ. Điều này sẽ cho phép những ứng viên phù hợp nhất tiến tới vòng cuối cùng.

Làm việc song song với các nhà tuyển dụng có nghĩa là nhu cầu của quản lý tuyển dụng được hiểu rõ hơn. Điều này, đến lượt nó, xây dựng lòng tin rằng các nhà tuyển dụng đang nỗ lực hết sức để lấp đầy đủ các vị trí.

Chuẩn hóa quy trình tuyển chọn (Standardize the selection process)

Mỗi tổ chức sẽ có cách tiếp cận riêng đối với quy trình tuyển chọn ứng viên, nhưng quy trình này luôn phải được chuẩn hóa. Bằng cách tuân theo cùng một cấu trúc cho mỗi vị trí tuyển dụng, quy trình sẽ luôn nhất quán. Điều này dẫn đến kết quả đáng tin cậy hơn và trải nghiệm tuyển dụng hài lòng cho ứng viên.

Một quy trình tuyển chọn được chuẩn hóa sẽ bao gồm:

• Phương pháp sàng lọc đáng tin cậy hoặc tự động
• Định dạng phỏng vấn theo cấu trúc
• Sử dụng hướng dẫn phỏng vấn
• Đánh giá được áp dụng một cách nhất quán
• Xây dựng tiêu chí và bảng điểm để đánh giá ứng viên
• Tài liệu và danh sách kiểm tra kỹ lưỡng
• Tuyển dụng đào tạo cho quản lý tuyển dụng / người ra quyết định (Train hiring managers/decision-makers)

Đảm bảo rằng bất kỳ ai thực hiện tuyển dụng đều được trang bị để thực hiện vai trò của họ trong quy trình tuyển chọn. Điều này bao gồm giải thích các bước trong quy trình và chuẩn bị cho họ các danh sách kiểm tra phỏng vấn.

Cũng có thể cần phải đào tạo những người ra quyết định về cách thực hiện các cuộc phỏng vấn có cấu trúc, cũng như nhận thức về thành kiến vô thức và diễn giải ngôn ngữ cơ thể.

Sử dụng cách tiếp cận dựa trên dữ liệu (Use a data-driven approach)

Sử dụng dữ liệu trong suốt quá trình tuyển chọn cho phép bạn chống lại sự thiên vị và suy đoán từ cảm tính cá nhân. Thông tin thu thập được từ sơ yếu lý lịch, đánh giá và bảng điểm phỏng vấn có thể là cơ sở để đưa ứng viên đi qua phễu tuyển chọn. Mặc dù các quyết định tuyển dụng không nên chỉ được đưa ra dựa trên dữ liệu, nó có thể giúp đưa những ứng viên đủ điều kiện nhất vào vòng phỏng vấn.

Hơn nữa, việc phân tích dữ liệu này có thể tiết lộ những điểm nghẽn và điểm kém hiệu quả trong quy trình tuyển chọn, cho phép cải tiến liên tục.

Đánh giá và cải tiến quy trình liên tục (Continuously evaluate and improve the process)

Quy trình tuyển chọn nhân sự sẽ phát triển khi các nhu cầu và hoàn cảnh của tổ chức thay đổi. Chúng ta cũng nên cập nhật thường xuyên để phù hợp với tiêu chuẩn tuyển dụng và mục tiêu kinh doanh của tổ chức.

Việc triển khai những cải tiến này không chỉ tối ưu hóa quy trình tuyển chọn mà còn nâng cao trải nghiệm của ứng viên và củng cố kết quả tuyển dụng tổng thể.

Vì sao quá trình tuyển chọn ứng viên của freeC Asia luôn tuyển dụng đúng người?

freeC Asia tự hào sở hữu quy trình tuyển dụng hiệu quả, giúp doanh nghiệp tuyển dụng đúng người cho từng vị trí.

1. Tiếp cận nguồn ứng viên chất lượng cao

freeC Asia sở hữu kho dữ liệu khổng lồ với hơn 550.000 ứng viên trình độ senior trở lên, được sàng lọc kỹ lưỡng bởi đội ngũ chuyên gia và ứng dụng AI tiên tiến. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể tiếp cận nguồn nhân tài tiềm năng, đáp ứng mọi yêu cầu tuyển dụng của các doanh nghiệp.

2. Tỷ lệ hoàn thành nộp đơn cao

freeC Asia mang đến trải nghiệm ứng tuyển mượt mà, đơn giản, giúp ứng viên dễ dàng hoàn thành và nộp hồ sơ. Nhờ vậy, tỷ lệ hoàn thành nộp đơn đạt 100%, đảm bảo doanh nghiệp nhận được hồ sơ từ những ứng viên phù hợp nhất và chất lượng nhất.

3. Rút ngắn thời gian tuyển dụng

freeC Asia tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí. Nhờ áp dụng công nghệ AI và quy trình khoa học, thời gian tuyển dụng tại freeC Asia chỉ dao động từ 15-20 ngày, tùy theo ngành nghề. Đặc biệt chỉ sau 3-5 ngày là quý công ty có thể nhận được những CV chất lượng và bắt đầu quá trình tuyển dụng.

4. Tỷ lệ ứng viên chấp nhận lời đề nghị cao

freeC Asia thấu hiểu mong muốn của ứng viên và nhà tuyển dụng, từ đó sẽ đề xuất mức lương, chế độ đãi ngộ cạnh tranh, phù hợp với năng lực và kinh nghiệm của họ. Nhờ vậy, tỷ lệ ứng viên chấp nhận lời đề nghị đạt 80%, cao hơn nhiều so với mặt bằng chung thị trường.

5. Đảm bảo chất lượng tuyển dụng

freeC Asia đánh giá năng lực ứng viên một cách toàn diện thông qua các vòng phỏng vấn chuyên sâu, hỗ trợ các bài kiểm tra thực tế và đánh giá từ các chuyên gia trong ngành. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể yên tâm tuyển dụng được những nhân viên đáp ứng đúng yêu cầu công việc và có hiệu quả cao trong quá trình làm việc.

Ngoài những yếu tố trên, freeC Asia còn cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng tận tâm, hỗ trợ doanh nghiệp giải đáp mọi thắc mắc và đảm bảo quá trình tuyển dụng diễn ra suôn sẻ, hiệu quả.

Liên hệ để được tư vấn MIỄN PHÍ với chúng tôi ngay hôm nay và tìm hiểu thêm về dịch vụ headhunt của freeC Asia có thể giúp công ty bạn đúng người, đúng vị trí và gắn bó lâu dài thông qua quá trình tuyển chọn chuyên nghiệp.

Bài viết 7 bước xây dựng quy trình tuyển chọn (Selection Process) hiệu quả đã xuất hiện đầu tiên vào ngày FreeC Blog.

source https://blog.freec.asia/7-buoc-xay-dung-quy-trinh-tuyen-chon-selection-process-hieu-qua/