Skip to main content

Thư từ chối ứng viên: Các mẫu phổ biến và cách viết chuyên nghiệp

Một lá thư từ chối ứng viên (Rejection Letter) thường chỉ là một tài liệu đơn giản, ngắn gọn, nhưng lại có sự ảnh hưởng lớn đến việc truyền thông thương hiệu, giúp tạo ra các ấn tượng và trải nghiệm tuyển dụng tốt cho các ứng viên.

Vậy có những lưu ý gì đặc biệt khi viết thư từ chối ứng viên?

Cùng freeC Asia tìm hiểu về các mẫu thư phổ biến, lợi ích và cách viết thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp, chỉn chu, giúp tạo ra những lợi thế “win-win” cho cả ứng viên và nhà tuyển dụng trong ngữ cảnh tuyển dụng nhiều thách thức.

Thư từ chối ứng viên (Rejection Letter) là gì?

Thư từ chối ứng viên là một hình thức giao tiếp chính thức, thường được thực hiện bằng văn bản, từ phía tổ chức hoặc bộ phận nhân sự gửi tới ứng viên để thông báo rằng họ không vượt qua quy trình tuyển dụng.

Một lá thư từ chối ứng viên lý tưởng nên có một văn phong lịch sự, chuyên nghiệp và có thể (hoặc không) giải thích lý do từ chối.

Mục đích chính của thư từ chối ứng viên là thông tin, xác nhận, gợi mở và tạo động lực để họ sẵn sàng chinh phục các cơ hội việc làm khác trong tương lai.

Tại sao và khi nào nên gửi thư từ chối ứng viên?

Thư từ chối ứng viên có thể tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trong việc thu hút nhân tài và xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng.

Cùng freeC điểm qua một vài số liệu quan trọng về trải nghiệm ứng viên và quy trình tuyển dụng:

  • 34% ứng viên không nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng sau 2 tháng nộp đơn. (nguồn: SHRM).
  • Chỉ 7% ứng viên nhận được thông báo khi không trúng tuyển – còn lại 93% không nhận được bất kỳ phản hồi nào. (nguồn: SHRM)
  • Ứng viên được cập nhật thông tin xuyên suốt quy trình tuyển dụng đánh giá trải nghiệm cao hơn 50% so với những người không nhận được thông báo. (nguồn: eremedia)
  • Ứng viên nhận phản hồi kịp thời có khả năng tương tác lại với nhà tuyển dụng cao hơn 52%. (nguồn: eremedia)
  • 69% ứng viên sẵn sàng chia sẻ trải nghiệm tiêu cực trực tuyến nếu họ cảm thấy bị phớt lờ. (nguồn: talentegy)

Việc “bặt vô âm tín” từ nhà tuyển dụng sẽ khiến ứng viên cảm thấy bị phớt lờ. Ứng viên mong muốn được trải nghiệm một quy trình tuyển dụng tích cực.

Nếu điều đó xảy ra, họ sẽ lan tỏa những ấn tượng tốt về thương hiệu và có thể cân nhắc ứng tuyển vào các vị trí khác trong tương lai.

Thư từ chối ứng viên: Các mẫu phổ biến và cách viết chuyên nghiệp

Lợi ích của thư từ chối ứng viên?

Đối với ứng viên

  • Thể hiện sự tôn trọng và ghi nhận nỗ lực mà ứng viên đã dành cho quá trình ứng tuyển.
  • Xác nhận thông tin để khép lại cho quy trình, tránh để ứng viên phải băn khoăn về kết quả.
  • Tạo ấn tượng tốt đẹp lâu dài về doanh nghiệp, ngay cả khi họ không được chọn.
  • Giúp giảm bớt lo lắng, đồng thời tạo điều kiện để ứng viên tiếp tục tìm kiếm các cơ hội khác.

>>> Xem thêm:

Đối với nhà tuyển dụng

  • Thư từ chối góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, thể hiện rằng tổ chức luôn tôn trọng và đối xử tử tế với mọi ứng viên.
  • Góp phần làm tăng giá trị thương hiệu nhà tuyển dụng, tạo ấn tượng tích cực đối với ứng viên tiềm năng.
  • Hạn chế rủi ro về danh tiếng thương hiệu nếu ứng viên chia sẻ trải nghiệm không tốt trên các kênh trực tuyến hoặc mạng xã hội.

Làm thế nào để viết thư từ chối ứng viên hiệu quả? 

Thư từ chối ứng viên cần đảm bảo sự cân bằng giữa tính minh bạch, chuyên nghiệp và sự tinh tế.

Dưới đây là những bước quan trọng:

1. Gửi lời cảm ơn: Ghi nhận nỗ lực và thời gian ứng viên đã dành cho quy trình tuyển chọn.

2. Truyền đạt kết quả: Thông báo rõ ràng rằng họ không được chọn.

3. Lý do chính: Nêu lý do tổng quát (nếu phù hợp) nhưng tránh đi vào chi tiết.

4. Tạo động lực: Đưa ra lời khuyên tích cực hoặc khuyến khích ứng viên tiếp tục theo đuổi các cơ hội khác.

Các mẫu thư từ chối ứng viên phổ biến

  1. Thư từ chối sau vòng sơ tuyển:

Gửi tới ứng viên không đáp ứng yêu cầu cơ bản. Mẫu thư này thường ngắn gọn, cảm ơn ứng viên đã quan tâm và thông báo họ không được chọn để tiếp tục.

  1. Thư từ chối sau vòng phỏng vấn sơ bộ:

Dành cho ứng viên đã tham gia phỏng vấn trực tuyến hoặc qua điện thoại. Nội dung nên cá nhân hóa hơn, ghi nhận thời gian của ứng viên và có thể đưa ra phản hồi ngắn gọn.

  1. Thư từ chối sau vòng phỏng vấn chuyên sâu:

Các nhà tuyển dụng gửi tới ứng viên sau một hoặc nhiều vòng phỏng vấn. Trường hợp này, một cuộc gọi thường là cách tôn trọng hơn để thông báo kết quả, nhưng nếu không liên lạc được, hãy sử dụng thư từ chối thể hiện sự trân trọng thời gian và nỗ lực của họ.

Những điểm nên và không nên khi viết thư từ chối 

Nên Không nên
  • Gửi thư ngay sau khi có quyết định.
  • Duy trì văn phong lịch sự và chuyên nghiệp.
  • Cảm ơn ứng viên vì đã dành thời gian ứng tuyển.
  • Đưa ra phản hồi mang tính xây dựng (nếu phù hợp).
  • Khuyến khích ứng viên ứng tuyển vào các cơ hội khác nếu họ có tiềm năng phù hợp.
  • Cá nhân hóa nội dung để thư không mang tính rập khuôn, thiếu cảm xúc.
  • Tạo hy vọng hoặc hứa hẹn không rõ ràng.
  • Cung cấp quá nhiều chi tiết về lý do từ chối.
  • Dùng mẫu thư chung chung, không cá nhân hóa.
  • Trì hoãn thông báo kết quả quá lâu.
  • So sánh ứng viên với người khác hoặc tiết lộ thông tin về ứng viên khác.
  • Sử dụng ngôn từ mang tính cá nhân hoặc thiếu nhạy cảm.

Tối ưu hóa thư từ chối ứng viên

Một lá thư từ chối không chỉ đơn thuần là thông báo, mà còn là cơ hội để doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp và quan tâm tới trải nghiệm ứng viên.

Hãy đảm bảo rằng thông điệp được gửi đi đúng lúc, thể hiện sự trân trọng, và tạo tiền đề cho mối quan hệ bền vững trong tương lai.

Xây dựng quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp với Dịch vụ Headhunt tích hợp công nghệ AI từ freeC Asia!

Tuyển đúng ứng viên phù hợp đã khó, việc từ chối chuyên nghiệp là càng khó hơn. Đừng lo lắng, vì Dịch vụ Headhunt từ freeC có thể giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu vấn đề này thông qua quy trình tuyển dụng chuẩn hóa:

  • Xây dựng thương hiệu tuyển dụng tích cực: Tạo thiện cảm với ứng viên, ngay cả khi họ không trúng tuyển.
  • Tối ưu Talent Pool dài hạn: Để lại ấn tượng tốt, giúp bạn duy trì mối liên kết với những ứng viên tiềm năng trong tương lai.
  • Tạo sự chuyên nghiệp: Khẳng định quy trình tuyển dụng rõ ràng, minh bạch, nâng cao hình ảnh doanh nghiệp.

Xây dựng quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp với Dịch vụ Headhunt tích hợp công nghệ AI từ freeC Asia!

  • 600.000 tài năng senior trong Talent Pool, đảm bảo bạn luôn có lựa chọn ứng viên phù hợp nhất.
  • Đội ngũ 60+ consultant và 2.000 freelancer chuyên môn cao, hỗ trợ tối ưu mọi khía cạnh của quy trình tuyển dụng.
  • Ứng dụng công nghệ AI: Quy trình sàng lọc ứng viên chuyên nghiệp, tăng tốc tuyển dụng, tiết kiệm thời gian và chi phí.

Hãy để freeC Asia giúp bạn nâng cao chất lượng tuyển dụng với quy trình chuẩn chiến lược! Liên hệ để được tư vấn MIỄN PHÍ với chúng tôi ngay hôm nay!



source https://blog.freec.asia/thu-tu-choi-ung-vien-rejection-letter/

Comments

Popular posts from this blog

Ứng tuyển liền tay – Nhận ngay quà công nghệ

Cơ hội trúng những giải thưởng siêu hấp dẫn: ️Giải 1 : Tai nghe không dây Apple Airpod 3 ️ Giải 2 : Máy chụp ảnh lấy liền Fuji ️Giải 3 : Máy massage mắt thông minh Nếu bạn là các ứng viên đang muốn tìm việc trong các lĩnh vực Marketing, HR, IT, Design, Sales, Kế toán/Tài chính, nhanh tay ứng tuyển các vị trí đang tuyển dụng tại website freeC để có cơ hội trúng ngay giải thưởng hấp dẫn. Bạn có thể ứng tuyển nhiều công việc để gia tăng cơ hội trúng thưởng. Xem danh sách công việc và nộp đơn TẠI ĐÂY Thời gian nhận đơn ứng tuyển: 15/2/2022 đến 30/3/2022 Năm con Hổ, bùng nổ cùng freeC . Hãy tận dụng cơ hội này để vừa trúng tuyển lại vừa trúng thưởng. Nhanh tay ứng tuyển nhé! Bài viết Ứng tuyển liền tay – Nhận ngay quà công nghệ đã xuất hiện đầu tiên vào ngày FreeC Blog . source https://blog.freec.asia/ung-tuyen-lien-tay-nhan-qua-freec/?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=ung-tuyen-lien-tay-nhan-qua-freec

Những lưu ý khi muốn tìm việc làm nhanh tại TPHCM

TP.HCM – miền đất hứa của dân công sở. Có lẽ nếu nói về chốn phồn hoa đô hội và cơ hội kiếm tiền nhanh, giàu sớm thì TP.HCM vẫn là cái tên được mọi người nhắc đến nhiều nhất. Vậy làm thế nào để tìm việc làm nhanh tại TPHCM lương cao và hiệu quả. Sức hấp dẫn của TPHCM đối với người lao động Một khi có dịp đặt chân đến đây, hẳn ai cũng sẽ nhớ mãi về sự rộng lớn và sầm uất của nó. Mọi người từ khắp nơi trên thế giới đang tụ tập về đây ngày càng nhiều để tạo ra một nơi hứa hẹn cho những người lao động muốn kiếm tiền. Không phân biệt tuổi tác, giới tính hay vùng miền, nam nữ ở mọi lứa tuổi, vùng miền thi nhau về đây lập nghiệp. Mảnh đất hào phóng này rộng lớn và không thiếu việc làm nên hãy đến đây miễn là bạn kiếm tiền ở bất cứ đâu bạn còn khỏe. Sài Gòn có nhiều điểm hấp dẫn, nhưng có một số điểm thực sự thu hút và hấp dẫn đối với người lao động: Nơi có nguồn đầu tư rất lớn từ nước ngoài Không quá lời khi nói rằng Sài Gòn có nguồn vốn đầu tư nước ngoài rất lớn và đứng số một về t...

Cẩm nang 16 chỉ số KPI tuyển dụng tối ưu cho HR

Bạn đang bị quá tải bởi dữ liệu tuyển dụng, không chắc chắn số liệu nào thực sự thúc đẩy thành công tuyển dụng cho tổ chức của mình? Nhiều công ty theo dõi rất nhiều chỉ số nhưng thường bỏ lỡ bước quan trọng nhất: chuyển đổi chúng thành chiến lược KPI tuyển dụng. Bài viết này từ để freeC  sẽ giúp bạn làm rõ sự khác biệt quan trọng giữa các khái niệm này, hướng dẫn bạn cách tận dụng các chỉ số tuyển dụng có ý nghĩa để tối ưu hóa quy trình thu hút nhân tài và cải thiện kết quả tuyển dụng một cách rõ ràng.  Sự khác biệt giữa KPI tuyển dụng và Chỉ số tuyển dụng là gì? Chúng ta đã nhắc đến hai thuật ngữ “Recruitment KPIs” – KPI Tuyển dụng  và “Recruitment Metrics” – Chỉ số Tuyển dụng .  Nhưng chính xác thì sự khác biệt giữa hai khái niệm thường bị nhầm lẫn này là gì? Và tại sao việc hiểu rõ sự khác biệt này lại rất quan trọng để xây dựng một chức năng tuyển dụng hiệu quả? Chỉ số Tuyển số – Recruitment Metrics là gì? Recruitment Metrics là những số đo định lư...