Mẫu email thông báo cập nhật của công ty

Việc cập nhật thông tin kịp thời và minh bạch là yếu tố then chốt để duy trì sự gắn kết và đồng lòng của đội ngũ nhân viên. Mẫu email thông báo cập nhật của công ty là công cụ truyền thông nội bộ mạnh mẽ, giúp bạn đảm bảo mọi thành viên đều nắm bắt được những thông tin quan trọng, từ đó xây dựng một môi trường làm việc hiệu quả và lan tỏa thương hiệu nhà tuyển dụng (Employer Branding) từ chính nội bộ doanh nghiệp.

Vậy tại sao bạn nên chú trọng đến email thông báo cập nhật và cần truyền tải những thông tin gì? freeC sẽ cùng bạn khám phá trong bài viết này!

Note: Hãy nhớ điều chỉnh mẫu email bên dưới để phù hợp nhất với thương hiệu và văn hóa công ty của bạn nhé.

 

Tại sao bạn nên viết email này?

• Đảm bảo thông tin được truyền đạt đầy đủ và kịp thời thông qua kênh chính thức đến toàn bộ nhân viên, tránh bỏ sót thông tin.
• Thể hiện sự minh bạch trong hoạt động của công ty, xây dựng lòng tin và sự an tâm cho nhân viên.
• Khi nhân viên được cập nhật thông tin đầy đủ, họ sẽ cảm thấy mình là một phần quan trọng của công ty và đồng lòng hướng về mục tiêu chung.
• Giảm thiểu hiểu lầm, tin đồn thất thiệt và hiểu lầm không đáng có trong nội bộ.
• Xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng mạnh mẽ từ bên trong, tạo ấn tượng tốt và gia tăng sự gắn kết của đội ngũ, từ đó lan tỏa hình ảnh đẹp ra bên ngoài.

 

Mẫu email thông báo cập nhật của công ty được sử dụng khi nào?

• Thông báo về các thay đổi lớn trong công ty, ví dụ: cơ cấu tổ chức mới, chiến lược kinh doanh mới, sản phẩm/dịch vụ mới ra mắt, văn phòng mới,…
• Cập nhật về tình hình kinh doanh và kết quả hoạt động, những thành tựu, khó khăn, thách thức và định hướng phát triển của công ty để nhân viên nắm bắt bức tranh tổng quan.
• Thông báo về các chính sách, quy định mới, ví dụ: chính sách phúc lợi, quy định làm việc từ xa, quy trình đánh giá hiệu suất,…
• Thông tin về các sự kiện, hoạt động nội bộ, lịch trình, nội dung, cách thức đăng ký tham gia,…
• Cập nhật về nhân sự, ví dụ: thông báo về việc bổ nhiệm lãnh đạo mới, thay đổi nhân sự chủ chốt, hoặc chào đón nhân viên mới (nếu phù hợp),…

 

Những nội dung cần có trong email

• Lời chào trang trọng tới toàn thể nhân viên
• Mở đầu nêu rõ mục đích thông báo
• Thông tin chi tiết về nội dung cập nhật:
  • Giải thích rõ ràng, cặn kẽ về vấn đề cần thông báo.
  • Sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu, tránh thuật ngữ chuyên môn hoặc viết tắt khó hiểu (trừ khi đã được giải thích rõ ràng trước đó).
  • Chia nhỏ thông tin thành các đoạn văn ngắn gọn, dễ đọc, hoặc sử dụng bullet points, numbering lists để trình bày thông tin mạch lạc.
  • Nhấn mạnh những điểm quan trọng, những thay đổi cần lưu ý.
  • Nếu có thể, cung cấp thêm bối cảnh, lý do của sự thay đổi để nhân viên hiểu rõ hơn.
• Lời kêu gọi hành động (nếu cần).

 

Mẫu email thông báo cập nhật của công ty – Tiếng Việt

Tiêu đề

Thông Báo Cập Nhật Quan Trọng Từ [Tên công ty]

Nội dung

Chào toàn thể nhân viên [Tên công ty],

[Tên công ty] xin gửi đến toàn thể các bạn thông báo cập nhật quan trọng về [Chủ đề cập nhật cụ thể, ví dụ: “Chính sách làm việc từ xa mới”, “Cơ cấu tổ chức bộ phận Marketing”, “Kết quả kinh doanh Quý 3/2024”].

[Thông tin chi tiết về nội dung cập nhật – diễn giải rõ ràng, ngắn gọn, dễ hiểu, chia thành các đoạn hoặc bullet points nếu cần thiết. Ví dụ:

(Nếu cập nhật về chính sách mới): “Kể từ ngày [Ngày có hiệu lực], [Tên công ty] chính thức áp dụng Chính sách làm việc từ xa mới, với những điểm điều chỉnh quan trọng sau: [Liệt kê các điểm chính của chính sách mới, nhấn mạnh thay đổi so với chính sách cũ] Chi tiết đầy đủ về chính sách, mời bạn xem tại file đính kèm.”

(Nếu cập nhật về cơ cấu tổ chức): “Nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển và mở rộng quy mô, [Tên công ty] đã có sự điều chỉnh về cơ cấu tổ chức bộ phận Marketing. Cụ thể: [Mô tả ngắn gọn cơ cấu mới, vai trò, trách nhiệm của các vị trí/phòng ban chính]. Sơ đồ tổ chức chi tiết đã được cập nhật trên [Nền tảng nội bộ].”

(Nếu cập nhật về kết quả kinh doanh): “Trong Quý 3 vừa qua, [Tên công ty] đã đạt được những kết quả kinh doanh ấn tượng, với [Liệt kê các thành tựu nổi bật, số liệu cụ thể]. Đây là nỗ lực chung của toàn thể đội ngũ, xin gửi lời cảm ơn và chúc mừng đến tất cả các bạn!” ]

(Lời kêu gọi hành động – tùy thuộc vào nội dung cập nhật):

(Ví dụ nếu có file đính kèm): “Để nắm rõ toàn bộ nội dung cập nhật, mời bạn vui lòng xem chi tiết tại file [Tên file đính kèm] được đính kèm trong email này.”

(Ví dụ nếu cần phản hồi): “Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào liên quan đến thông tin cập nhật này, xin vui lòng liên hệ với bộ phận [Bộ phận liên quan, ví dụ: Nhân sự, Ban Giám đốc] qua email [Email liên hệ] hoặc số điện thoại [Số điện thoại].”

(Ví dụ nếu cần xác nhận): “Để đảm bảo thông tin được truyền đạt đầy đủ đến mọi người, xin vui lòng phản hồi email này để xác nhận bạn đã đọc và hiểu rõ nội dung thông báo trước ngày [Thời hạn xác nhận].”

[Tên công ty] luôn nỗ lực để duy trì sự minh bạch và cung cấp thông tin cập nhật một cách nhanh chóng, chính xác đến toàn thể nhân viên. Chúng tôi tin rằng, sự chủ động trong việc chia sẻ thông tin là nền tảng vững chắc để xây dựng một đội ngũ đoàn kết và một môi trường làm việc hiệu quả.

Trân trọng,

[Bộ phận liên quan (ví dụ: Ban Giám đốc/Phòng Nhân sự/Bộ phận Truyền Thông Nội Bộ)]
[Tên công ty]

 

Mẫu email thông báo cập nhật của công ty – Tiếng Anh

Subject line

Important Company Update from [Company Name]

Email body

Dear Valued [Company Name] Employees,

[Company Name] is writing to inform you of an important update regarding [Specific update topic, e.g., “New Remote Work Policy”, “Marketing Department Restructuring”, “Q3 2024 Business Results”].

[Detailed information about the update – explained clearly, concisely, and easy to understand, broken down into paragraphs or bullet points if necessary. For example:

(If updating on a new policy): “Effective [Date], [Company Name] will officially implement the new Remote Work Policy, with the following key adjustments: [List key points of the new policy, highlighting changes from the old policy]. Please find the full policy details attached in this email as file [Attached file name].”

(If updating on organizational structure): “To meet development demands and scale up operations, [Company Name] has made adjustments to the organizational structure of the Marketing Department. Specifically: [Briefly describe the new structure, roles, and responsibilities of key positions/departments]. A detailed organizational chart has been updated on [Internal platform].”

(If updating on business results): “In the past Q3, [Company Name] achieved impressive business results, with [List outstanding achievements, specific figures]. This is a collective effort of the entire team, congratulations and thank you to all of you!” ]

(Call to action – depending on the update content):

(Example if there is an attachment): “To fully understand the update, please refer to the attached file [Attached file name] in this email.”

(Example if feedback is needed): “If you have any questions or concerns regarding this update, please contact the [Relevant department, e.g., HR, Management] via email [Contact Email] or phone number [Phone number].”

(Example if confirmation is needed): “To ensure information is fully communicated to everyone, please reply to this email to confirm that you have read and understood the announcement content before [Confirmation deadline].”

[Company Name] is committed to maintaining transparency and providing timely and accurate updates to all employees. We believe that proactive information sharing is a solid foundation for building a united team and an efficient working environment.

Sincerely,

[Relevant Department (e.g., Management/HR Department/Internal Communications Department)]
[Company Name]

 

Lời kết

Mẫu email thông báo cập nhật của công ty là “nhịp cầu” kết nối thông tin, giữ vững sự đồng hành và tin tưởng của nhân viên. Hãy tận dụng sức mạnh của email này để xây dựng một hệ thống truyền thông nội bộ hiệu quả, tạo dựng môi trường làm việc minh bạch, gắn kết và vun đắp thương hiệu nhà tuyển dụng vững mạnh, bắt đầu từ chính trái tim của đội ngũ nhân viên bạn nhé!

Để khám phá thêm nhiều mẫu email tuyển dụng chuyên nghiệp khác, đừng quên tải về ebook miễn phí bên dưới của freeC. Bộ cẩm nang đa dạng này sẽ giúp bạn tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, từ sourcing, screening cho đến onboarding. Nhờ đó, bạn sẽ nhanh chóng nâng tầm công tác tuyển dụng một cách chuyên nghiệp và hiệu quả cho doanh nghiệp của mình.

freeC chúc bạn thành công!

source https://blog.freec.asia/mau-email-thong-bao-cap-nhat-cua-cong-ty/